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海外赴任前の準備

海外赴任スケジュール計画の立て方

更新日:

「海外赴任が決まったけれど、渡航までの計画やスケジュールはどうすれば良いの?」
「海外赴任に向けて、一体何からやれば良いの?」

こんな風に悩む人も多くいると思います。

海外赴任が決まった時には、驚く人、喜ぶ人、今後について不安に思う人、様々でしょう。

 

しかし、どうやって計画を立てていいのか、何から始めていけば良いのか、わからなかった人でも、情報を整理しながら動いていくことで、スムーズに海外赴任することが可能です。

そこで、今回は海外赴任が決まったなどに、これからどんな計画を立てていけば良いのかについて、お伝えしたいと思います。

 

【参考記事】海外赴任前の準備については、他の記事でも紹介しています。


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目次

海外赴任決定後スケジュール計画を立てよう

海外赴任準備|スケジュール・計画を立てよう

海外赴任が決まったら、まずは海外赴任についての情報を集めましょう。

具体的には、渡航までどんな準備や手続きが必要なのか、現地ではどんな暮らしが出来そうか、食べ物はどんな物なのか、などです。

そして、海外赴任に向けて計画を立てていきましょう。

計画を立てることが重要な理由としては、このようなことが挙げられます。

  • 海外赴任前後には予想しないことやトラブルが起こることもある
  • 海外赴任に向けて、会社の人事や旅行会社や大家さんなど連絡を取るべき人が多い
  • 計画を立てながら動くことで、抜け漏れなく準備することが出来る

予想しないことやトラブルが起こることもある

海外赴任準備中には、予想しないこと、トラブルが起こることもあります。

例えば、海外赴任前ビザ申請に時間がかかったり、海外赴任後に荷物が届かなかったり、準備していても予想しないトラブルが起こる場合があるのです。

しかし、トラブルが起こることを予想しながら動くことで、冷静に対応することもできるでしょう。

人事や旅行会社や大家など連絡を取るべき人が多い

海外赴任に向けて、あなたは会社の人事、旅行会社、大家さんなど日本でも現地でも連絡を取る人が多くなります。

限られた時間の中で、多くの人に連絡を取ると、とても疲れますし、ストレスも溜まりますよね。

特に旦那さんが忙しい場合は、奥さんが代わりに手続きすることも。

初めて海外で暮らす場合は、海外生活に対する緊張や不安も感じるかもしれません。

ひとりで抱え込まず、旦那さんや会社に相談しながら、あなたのペースで準備して下さいねね。

前もって動くことで抜け漏れなく準備出来る

限られた時間の中で、海外赴任の準備をすることになると、やる事も多くなります。

しかし計画を立てながら動くことで、抜け漏れなく準備することができるようになります。

最初の時点で、誰にいつどんなことを依頼したいか、気になる事はあるかなど、メモしておくことで、スムーズに準備できるでしょう。

海外赴任スケジュール計画時に連絡する関係者

海外赴任準備|スケジュール・計画を立てる上での関係者

あなたが海外赴任の計画を立てる上で、情報が必要になったときに頼れる人や機関について、まとめてみます。

周囲を頼ることによって解決できる部分もあります。

なお、会社の人にあれもこれも聞きづらいと感じる場合は、まとめて聞くが、複数人に聞くことをおすすめします。

海外赴任に向けて、どんな準備が必要なのか情報収集しながら、計画を立てるようにしましょう。

海外赴任先の人事や総務

日本の人で、海外現地の人事は、海外赴任するにあたって、様々なサポートをしてくれます。

他の海外赴任者もサポートしているはずですので、情報も持っているはず。

旦那さんが連絡の窓口になってくれる場合もありますし、奥さんと会社で直接連絡を取り合う場合もあるでしょう。

外務省や税務署や市区町村役場などの行政機関

海外赴任をするにあたって、行政機関も情報くれたりサポートしてくれることがあります。

海外赴任にあたって、行政上の手続きも必要になると思います。

人事に聞きながら、役所に行って、必要な手続きを済ましておくと後々楽になるでしょう。

海外赴任のサポート業者

海外赴任者のサポートをしている業者も多くあります。

様々な国への赴任者をサポートしている業者は、多くの国の情報を持っています。

何かあった時のために、サービス利用も検討しておくと良いと思いますよ。

同じ海外赴任先に駐在している人

同じ国に赴任している人や赴任していた人とコンタクトを取れるのであれば、連絡して話を聞いてみても良いかもしれません。

しかし、その人が感じることと、あなたが感じる事は違う可能性もありますので、参考程度にすると良いでしょう。

海外赴任先の国に住んでいるブロガー

海外現地に住んでいる人が、ブログやSNSなどで情報発信をしていることもあります。

実際に住んでいる人がどういう生活をしているのが、情報収集するのには使えるでしょ。

しかしブログやSNSになっている情報は生活の一部に過ぎません。

ブロガーの生活スタイルは、所属する会社によっても、年代によっても全然違います。

また現地に住んでいる人の感じ方も人それぞれですので、あくまでも参考データにしましょう。

渡航前から、赴任先に対して先入観持ってしまうと、実際に行った時にギャップを感じることもありますので、入ってきた情報が100%正しいと思ってしまうのは少し危険です。

ブログを見て、自分はこんなキラキラした生活を送れない…などと落ち込む必要もありません。

あなたはあなたのペースで生活して下さいね。

海外赴任スケジュール計画の参考例をご紹介

海外赴任準備|スケジュール・計画例はどうする?

では、海外赴任に向けて、どのように計画を立てると良いか、計画例をお伝えしたいと思います。

まずは、ノートやEXCELを使って、海外赴任に向けたスケジュールや計画を書き出してみましょう。

出来るだけ、第三者にお願いすることや時間がかかりそうな手続き関係を優先的に行うとベストです。

公的手続きの中でもパスポートやビザの申請や更新には時間がかかることもあります。

赴任者が多く人事が慣れている場合は、会社がサポートしてくれる場合が多いと思います。

不安な場合は、人事がどこまで助けてくれるのかも問い合わせておくと良いでしょう。

海外赴任スケジュール計画~出発3か月前~

海外赴任3か月前までのスケジュール・計画例

渡航3か月前は、時間がかかる手続き関係であったり、第三者にお願いすることを中心に行いましょう。

  • 健康診断や予防接種や歯の治療
  • パスポート申請やビザ申請
  • 航空券の予約や現地でのホテルの手配
  • 引っ越し業者との打ち合わせ
  • 国外運転免許の申請
  • 自動車の売却や自動車保険やJAFの解約手続き
  • 納税代理人の登録(確定申告が必要な場合)
  • 厚生年金や組合健保の確認
  • 賃貸の場合は不動産会社に連絡

健康診断や予防接種や歯の治療

健康診断は、ビザ申請に執拗な場合が多くあります。

企業人事またはビザ手配の会社から説明があると思いますが、何も言われていない場合は問い合わせをしてみてください。

予防接種は、渡航先によって推奨されているものが違うので注意が必要です。

ビザを取得するのに予防接種が必須の国もあります。病院や外務省のホームページで調べてみてくださいね。

パスポート申請やビザ申請

パスポート申請、ビザ申請はできるだけ早めに申請しておきましょう。

有効期限の確認も忘れないでくださいね。

ビザ申請は、多くの場合は会社が対応してくれると思いますが、自己手配しないといけない場合は、代行業者に依頼しても良いと思います。

航空券の予約や現地でのホテルの手配

飛行機や赴任してから一時滞在する現地のホテル手配は、会社が手配してくれる場合もあります。

現地で住む家が決まっていない場合は、仮住まいを考えておく必要があるので、注意しておきましょう。

引っ越し業者との打ち合わせ

日本での、引越し業者の打ち合わせも、早めに済ませたほうが良いでしょう。

日本に残すものがある場合は、トランクルームを契約して荷物を運ぶ必要もあるでしょう。

ギリギリに打ち合わせをすると、気持ちの余裕もなくなるので注意してくださいね。

国外運転免許の申請

海外で運転する予定のある人は、国際免許証の申請も忘れずに行いましょう。

申請場所や受付時間、必要書類や手数料については、各都道府県の運転免許センターに問い合わせをすると教えてくれます。

なお、必要なものは、こちらです。

  • 運転免許証
  • 写真1枚(縦5センチ×横4センチ)写真は無帽、正面、上三分身、無背景で申請前6カ月以内に撮影したもの
  • パスポートなど、渡航を証明するもの
  • 古い国外運転免許証(持っている場合)

自動車売却や保険やJAFの解約手続き

海外赴任前に自動車を売却する場合は、住民票や戸籍謄本、印鑑証明書が必要になることがあります。

早めに業者に問い合わせをして、必要書類を集めておきましょう。

納税代理人の登録

国内で不動産所得が一定額以上ある場合などは、確定申告書を提出することになります。

あなたが海外赴任中に、日本で確定申告をする場合は、納税管理人を定める必要があります。

合わせて税務署長に 所得税の納税管理人の届出書を提出する必要もあります。

該当する方は、日本出発前に、会社や税務署に相談しておきましょう。

厚生年金や組合健保の確認

海外赴任前も、被保険者資格が継続される場合があります。

あわせて、現地での保険に会社が加入してくれる場合もあります。

厚生年金、組合健保、現地での保険については、会社の人事に確認すると良いでしょう。

賃貸の場合は不動産会社に連絡

今住んでいる家についても、どうするか検討しましょう。

持ち家の場合は、売るか貸すか、そのままにするのか検討する必要がありますよね。

賃貸の場合は、不動産会社に、いつまで契約するのか、いつ引っ越しするかを連絡しましょう。

海外赴任スケジュール計画~出発1か月前~

海外赴任1か月前までのスケジュール・計画例

渡航1ヵ月前は、自分1人でできても時間がかかることや住所変更をすることをお勧めします。

引越荷物の仕分け

  • 海外赴任に手荷物としてもっていくもの
  • 海外に送るもの(船便、航空便)
  • 日本に置いていくもの(倉庫借りる、家に置いていく、実家に送る)
  • 処分したり、あげるもの

 

引っ越し荷物の仕分けには、時間がかかることもあります。

大切な物や生活必需品は、手荷物として持っていくことになると思います。

通常のエコノミークラスでは、23キロ程度までは無料です。事前に利用予定の航空会社の手荷物についてチェックしておきましょう。

もし、船便や航空便を使う場合は、国にもよりますが、到着日が変わる可能性も理解しておきましょう。

2~3週間で届く場合もあれば、税関で止まってしまって手元に届くまで数ヶ月かかってしまった…と言う人もいるので注意が必要です。

なお、日本から荷物を送る場合は、通関への書類が必要になるので、郵便局、宅配業者、引越し業者などに問い合わせをしてくださいね。

日本で不用品を処分したりする場合は、リサイクルショップ、日本に荷物を置いておく場合は、レンタル倉庫を借りると良いでしょう。

日本の住所変更

  • 保険期間
  • 金融機関(銀行、郵便局、証券会社、カード会社)
  • 新聞、公共サービス(電気、水道、ガス、電話、インターネット
  • 郵便局への郵便物転送依頼

 

住所変更をする場合は、実家の住所に設定している人がほとんどでしょう。

インターネットで手続き可能なところもあります。

忘れずに行ってくださいね。

海外赴任スケジュール計画~出発1週間前~

海外赴任1週間前までのスケジュール・計画例

転出届を市町村役場に提出

市役所、区役所、町役場では、一般的に出発2週間前から転出届の受付をしています。

なお、海外転出届を提出してしまうと、住民票、印鑑証明の発行ができなくなりますので、注意してください。

現地通貨やトラベラーズチェックの準備

ご主人が既に現地に住んでいる場合は、現地通貨は必要最低限(空港から家までのタクシー代や2〜3日使用しそうな金額)で足りるでしょう。

現地ATMで、現地通貨を引き出しできるプリペイドカードNEOMONEYを活用できると思います。

もしご主人と一緒に家族で同行する場合は、いくら持っていく必要があるのか、人事や前任者に聞いてみてくださいね。

海外赴任スケジュール計画で空き時間の準備

海外赴任準備で空いた時間のスケジュール・計画例

もし、赴任準備をする中で、空き時間があれば、このようなことをしておきましょう。

  • 海外赴任予定の連絡(親戚、友人)
  • 海外赴任先に関する情報収集(本、インターネット、セミナー)
  • 海外駐在員保険と海外旅行保険の加入検討
  • 海外赴任先へのおみやげのリストアップと準備
  • 海外赴任先に持参する常備薬の準備

海外赴任予定の連絡を親戚や友人にする

親戚や普段から仲良くしている友人に、海外赴任前に会いたい場合は、余裕がある時に連絡しておくと良いでしょう。

赴任準備の息抜きにもなると思いますよ。

本やインターネットで海外赴任先の情報収集

海外赴任について、本やインターネットで、情報収集することで、海外赴任が楽しみになるかもしれません。

ブログを見ていて、気になる人がいれば、コメントを書いてみたり、メッセージを送ってみても良いかもしれませんね。

海外駐在員保険と海外旅行保険の加入検討

会社から、海外赴任中の保険について案内があるかもしれませんが、自分で調べておくと安心出来るでしょう。

クレジットカードに保険が付いている場合もありますので、チェックしておきましょう。

おみやげのリストアップと準備

海外赴任前に、海外現地でサポートしてくれる人がいれば、お土産を考えてみて下さいね。

しかし、食品の持ち込みが制限されている国もありますので、注意が必要です。

海外赴任先に持参する常備薬の準備

日本の常備薬があれば、海外赴任先でも安心できると思います。

時間があるときに、ドラッグストアや病院に寄ってみて下さいね。

海外赴任スケジュール計画まとめ

海外赴任準備|スケジュール・計画は、家族で決めよう

海外赴任の計画を立てるときは、家族で協力してことも大切です。

初めて海外赴任する場合は、分からないこと、不安なことも多くあるでしょう。

しかしインターネットで情報を調べたり、人事や現地赴任者に聞く中で、情報はアップデートできると思います。

不安に思うことも多いかもしれませんが、一つ一つクリアにしながら準備していくことで、スムーズに海外赴任をスタートできるはず。

あと少しの辛抱です!頑張ってくださいね!

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